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In zunehmendem Maße wird Microsoft PowerPoint in den Unternehmen eingesetzt. Interessanterweise hinterfragt kaum jemand, ob und wann es überhaupt Sinn macht, das Programm einzusetzen. Den Betroffenen und letztlich dem Unternehmen …geht es jedoch darum, definierte Ziele mit der Präsentation zu erreichen. Die Frage sollte daher lauten, erreiche ich meine Zielgruppe und mein Ziel mit dem gewählten Inhalt (Was präsentiere ich?) und der Form (Wie präsentiere ich?) – Ist der Einsatz von PowerPoint überhaupt sinnvoll? Und wenn ja, wie sollte ich das Medium geschickt nutzen? Letztlich ist der messbare Parameter für die Wirkung der Präsentation: der Zielerreichungsgrad und die Nachhaltigkeit – also der Erfolg der Präsentation.

Gerade im Bereich der Unternehmensberatungen lässt sich ein starker Trend erkennen. Anstelle eines Textverarbeitungsprogramms wird gleich das Präsentationsprogramm genutzt.

Das hat ja auch gleich mehrere Vorteile.
1. Das Programm ist einfach zu bedienen. Es lassen sich schnell und einfach Grafiken, Bilder, Prozesse, etc. erstellen oder einbinden. Häufig gibt es auch schon vorgefertigte Schablonen, so dass die Erstellung noch effizienter ablaufen kann. In Textverarbeitungen dagegen muss weit mehr Know-how mitgebracht werden, um Analoges zu erreichen.
2. Die Präsentation lässt sich schnell und einfach per Projektor in den heute längst überall vorhandenen vollausgestatteten Konferenzräumen vor einem Publikum zeigen.
3. Die Präsentation dient gleichzeitig als Dokumentation. Zum Beispiel als Projektdokumentation. Damit ergibt sich eine Zeitersparnis – anstelle von zwei Dokumenten - wird nur noch eines benötigt.

Die Frage, die sich stellt, wie sinnvoll ist das?
Die Folien sind häufig vollgepfropft mit Informationen, ganz nach dem Effizienzprinzip, jede weiße Fläche ist sinnlos vergeudeter Raum, der ausgenutzt werden muss. Schriftgrößen von wenigen Punkt genügen, um die Zuschauer nach wenigen Minuten zum Augenreiben zu bringen. Zahlreiche Tabellen und Diagramme fordern maximale Aufmerksamkeit und eine schnelle Auffassungsgabe, damit sie verstanden werden. Kontextaverse Bilder und Grafiken, schnell aus dem Internet oder der Firmenbibliothek zusammengestellt, langweilen oder lenken vom Thema ab. Darüber hinaus gibt es noch eine Reihe wahrnehmungsschwieriger Gestaltungsmonster, die die Rezeption und die Verarbeitung durch das Zuschauergehirn entweder massiv über- oder banalst unterfordert.

In meiner Sprache sind das Handoutpräsentationen, die ich schon häufig gesehen habe und von uns überarbeitet wurden.

Hier ein Tipp dazu: Diese Präsentationen müssen unbedingt vor Präsentationsstart an das Publikum verteilt werden, damit diese sich vertiefend mit den Inhalten befassen können. Der Referent hat nur noch die Aufgabe, zu moderieren und auf die wichtigsten Punkte einzugehen. Es macht wenig Sinn, so eine Präsentation vor einer ahnungslosen Zuschauergruppe zu referieren und zu erwarten, dass alles verstanden, behalten und begeistert aufgenommen wird.

Das Präsentationsziel sollte die Fokussierung auf einzelne Aspekte des Themas sein. Stellen Sie die Highlights heraus und moderieren Sie.
Vergessen Sie Präsentationsziele, wie Verkaufen, Überzeugen, Motivieren oder ähnliches. Dafür bedarf es anderer Präsentationsgestaltung und Techniken.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist das Thema Verkauf und Marketing. In sehr vielen Branchen werden mittels moderner Multimediapräsentationstechniken und auch PowerPoint neue Produkte, Lösungen und Dienstleistungen präsentiert.

Wie sinnvoll ist PowerPoint hier?

Prinzipiell ist PowerPoint erstmal ein Werkzeug oder in der Präsentationssprache eines von vielen Visualisierungsmitteln. Zu einer guten Präsentation gehören daneben viele Bausteine, wie ein guter Referent mit interessanter Rhetorik, Körpersprache, Stimme und einer persönlichen Wirkung. Eine solide Dramaturgie und eine spannende Didaktik halten das Publikum bei der Stange.

Die professionelle Visualisierung unterstützt den Referenten sinnvoll dabei,
- Zusammenhänge leicht und verständlich zu erklären, z.B. schwer erklärbare Produkte
- die Nachhaltigkeit durch Gedächtnisanker zu verstärken
- und die Aufmerksamkeit der Zuschauer zu erhöhen.

PowerPoint kann dieses alles leisten, wenn es richtig angewandt wird. Dazu gehört eine solide Präsentationsausbildung und –erfahrung.

In dem Zusammenhang fällt auf, dass viele das Thema Multimediapräsentation als Nebensache ansehen und die Bedeutung nur schwach erkennen. Einige Trainer und Referenten raten von PowerPoint ab, da es z.B. die kommunikative Verbindung zum Publikum abreißen lässt.

Jeder der eine NLP- (Neurolinguistisches Programmieren) Ausbildung hinter sich hat, weiß, dass es in unserer Gesellschaft drei Typen von Menschen gibt, die Visuellen, die
Auditiven und die Kinästheten. Es gibt Referenten, die stellen eine enge Beziehung über den auditiven Kanal her, die Zuschauer fühlen sich angesprochen und wichtig. Der Nachteil, viele Inhalte werden nach kurzer Zeit wieder vergessen. Schon Prof. Kroeber-Riel hat in den 1980er nachgewiesen, dass visuelle Anker also Bilder oder Filmsequenzen am besten beim Zuschauer hängen bleiben. D.h. Präsentationsprogramme bieten die Möglichkeit, beim Zuschauer nachhaltig im Gedächtnis zu bleiben.

Im Verkauf und im Marketing sind solchen visuellen Anker sehr wichtig. Stellen Sie sich vor, das Marketing stellt der Vertriebsmannschaft oder der Verkäufer seinem Kunden ein neues Produkt vor. Das Präsentationsziel ist klar: motivieren und verkaufen. Aber welche Botschaften bleiben hängen? Woran kann sich der Verkäufer oder Kunde errinnern, kurz nach der Präsentation oder noch Wochen später? Sind überzeugende Kaufimpulse gesetzt worden? Wurde die Präsentation langweilig oder interessant empfunden? usw.
Eine gute, plakative, spannende Visualisierung mit PowerPoint kann hier enorm viel bewirken und ist mit Sicherheit sinnvoll.

Um sich abzugrenzen, gehen neuerdings einige Referenten oder Verkäufer dazu über, auf Flipcharts oder losen Blättern live vor dem Kunden oder Publikum zu schreiben. Sicherlich ist das im Medienmix hilfreich, da es Dynamik in die Präsentation bringt, aber das Medium hat seine Grenzen. Zum einen wird durch zu lange Anschriebe Zeit verloren, zum anderen sind sie zu ungenau und können später selten vom Zuschauer wiederholt werden!

Anhand der zwei Beispiele haben wir gesehen, wie sinnvoll PowerPoint-Präsentationen eingesetzt werden können. Prüfen Sie für sich, wo und wie es Sinn macht, mit multimedialen Präsentationen zu arbeiten. Optimieren Sie die Wirkung Ihrer Präsentation, sei es durch Bücher, Seminare oder professionelle Beratung von Spezialisten und nutzen Sie die Vorteile des Mediums. Sie werden merken, Sie werden Ihre Ziele besser erreichen und mehr Erfolg haben.

Matthias Garten, 3.4.2008

Tags: Multimediapräsentation, PowerPoint, Präsentationsgestaltung, Referenten

Der Beitrag wurde am Donnerstag, den 10. Juli 2008 um 17:11 Uhr veröffentlicht und wurde unter Neuigkeiten abgelegt. Sie können die Kommentare zu diesen Eintrag durch den RSS 2.0 Feed verfolgen. Sie können einen Kommentar schreiben, oder einen Trackback auf Ihrer Seite einrichten.